Dokumenter

Husk at det er lovkrav knyttet til universell utforming av alle dokumenter du legger ut på nettstedet. Den aller beste løsningen er å gjøre dokumentene om til nettsider, fremfor å laste dem opp som dokument. Men ofte er ikke det praktisk mulig, og da må man passe på at lovkravene er oppfylt før man laster dem opp på nettstedet.

Om dokumenter i Optimizely

Optimizely er god til å håndtere dokumenter og du kan bare dra dem inn i høyrefanen under medier.

Avhengig av ditt tilgangsnivå kan dokumenter lastes opp på tre steder:

1. For alle nettsteder - Her er det kun personer i Team FNSP nasjonalt som har tilgang
2. For dette nettstedet - Her er det kun nettansvarlig og redaktører som har tilgang på alle sider på hele nettstedet som har tilgang
3. For denne side - Her har alle redaktører tilgang

Alle redaktører kan hente inn og lenke til eller vise dokumenter som ligger på alle tre nivå. Men kun redaktører som har tilgang til å redigere på alle sider på nettstedet har tilgang til å gjøre endringer på innhold i ressursfanen for dette nettstedet.

Det er mulig å lenke til dokumenter som ligger i "for denne siden" på en annen side. Altså om side A har et dokument som er lenket opp på siden og som ligger i "for denne siden". Så kan man på den publiserte versjonen av side A kopiere lenken og lenke til det samme dokumentet fra side B.

TIPS: For å strukturere dokumentene er det smart å lage mapper. Dette kan lages på alle tre nivåene ved å trykke på de tre prikkene og velge "ny mappe".

TIPS: Det kan være smart for nettansvarlig å lage mapper som tilsvarer strukturen på nettstedet, slik at man under "for dette nettstedet" har en mappe som heter "om oss" og under den en mappe som heter "styredokumenter" og under den igjen en mappe som heter "2023" og så mapper for hvert enkelt styremøte.

Når du har funnet mappen du ønsker å ha dokumentene i, er det bare å dra dem fra din datamaskin og inn i mappen. 

Merk at vi i den "gamle" løsningen på SharePoint hadde en funksjon som automatisk konverterte Word-filer til PDF. Det har ikke Optimizely, så konverteringen av dokumenter må skje på forhånd.

Egenskaper for dokumenter

Du kan endre tittel og legge til nøkkelord på dokumenter. Trykk da på de tre prikkene til høyre for dokumentet og velg "rediger".

I tittelfeltet kan du legge inn en tittel på filen. Hvis tittelen er tom brukes navnet på dokumentet i utlistinger.

I feltet nøkkelord kan du legge inn et nøkkelord slik at du kan liste ut dokumentet i en dokumentutlisting basert på valgt nøkkelord.

Vise dokumenter på nettsiden

All beskrivelse over handler om å laste dokumentet opp i Optimizely. Om du vil vise innholdet på nettsiden din må du enten ha en dokumentulisting, eller lenke til dokumenter enkeltvis.

For å lenke til dokumentet enkeltvis er det bare å klikke og dra dokumentet inn der du vil ha en lenke til det. Du får da automatisk en lenke til dokumentet som du kan klikke på. Du kan endre tekst (den hentes fra dokumentet) til noe mer passende for lenken. Anbefalt lengde på en lenketekst er 6-7 ord og med informasjon om formatet på dokumentet, som PDF.

Alternativt kan du markere den teksten du vil at skal være en lenke, trykke på knappen i båndet som heter "sett inn / rediger kobling" og bla deg frem til dokumentet.

Ikke støtte for alle filtyper

Av sikkerhetsmessige hensyn er ikke alle filtyper tillatt å laste opp i Optimizely. Filer som kan inneholde programvare, makroer og/eller rene html-sider støttes ikke.

Dokumenttyper som for eksempel Word, PowerPoint, Excel, PDF og txt er støttet.

Dokumenttyper som for eksempel exe, bat, htm(l), zip, potx, ppsx, dotx, xml, msg og idml er ikke støttet