Drift og forvaltning av fellesinnholdet

1. HF-koordinator på et sykehus bestiller ny side i fellesinnholdet via medisinsk og helsefaglig redaktør. Fyll ut alle obligatoriske felter. 

Dersom du skal ha flere sider med pasientinformasjon, skal hver side bestilles. Dersom du skal skrive om en diagnose eller tilstand, skal alle nye sider med undersøkelser og behandlinger også registreres. 

2. Medisinsk og helsefaglig redaktør sjekker bestillingen, vurderer begreper og navnsetting.

Det enkelte HF kan endre tittel på siden på sitt nettsted.

Når siden er etablert, blir faglig ansvarlig og kontaktperson lagt til i egenskapene på siden, og siden blir knyttet opp mot annen metadata.

3. HF-koordinator og fagansvarlig utarbeider innholdet og sørger for første interne faglig godkjenning. Etter at siden er faglig godkjent, skal innholdet gjennom en språkvask og redaksjonell/kommunikasjonsfaglig kvalitetssikring. HF-koordinator sjekker at siden er riktig formatert og ikke inneholder unødvendig mye luft. Alle sider i fellesinnholdet skal være publisert.

Språkvask og kommunikasjonsfaglig kvalitetssikring innebærer blant annet å rette skrivefeil og sikre et enkelt og klart språk i aktiv form. Vi unngår hjelpeverb, begrepene man og en og i stedet bruker vi du, dere og vi. 

Språkprofil for FNSP

4. HF-koordinator publiserer når siden er ferdig. Nye sider i fellesinnholdet vises på Min side under dashboard - fellesinnhold. Siden kan da brukes av andre foretak.

5. HF-koordinator oppretter tilsvarende side på eget nettsted. 

• Alle endringsbehov skal være begrunnet av fagansvarlig og ha forslag til konkrete endringer.
• Dersom et foretak har endringsønske på egen tekst, skal foretaket likevel melde inn ønske om endring på samme måte. 
• Har et foretak forslag til flere endringer på pasientinformasjon, skal alle endringene meldes inn samtidig.
• Dersom det kun er skrivefeil, gir den som oppdager dette beskjed til medisinsk og helsefaglig redaktør. 

Skifte ut hele teksten

​Dersom et foretak vurderer at en hel tekst i fellesinnholdet ikke er god nok faglig eller språklig, kan foretaket melde inn behov for å skifte ut hele teksten. Foretaket legger inn sin tekst lokal, og sender med aktuell lenke når endringsbehov meldes i skjema for endringsbehov. Det vil deretter være to alternativer: Pasientinformasjonen i fellesinnhold skifter hovedversjonseier, eller eier av hovedversjon endrer hele teksten og opprettholder eierskap.

Vi melder alltid inn endringsønske på hovedversjonen:

Fagansvarlig ved HF har ønske om endring i pasientinformasjon.   

HF-koordinator registrerer ønsket via medisinsk og helsefaglig redaktør.

Medisinsk og helsefaglig redaktør får automatisk beskjed om nytt endringsønske, setter prosessen i gang og fyller ut status.

1. Når et ønske om språklig og kommunikasjonsfaglig endring er meldt inn, vurderer medisinsk og helsefaglig redaktør/redaksjonen ønsket. 
2. HF-koordinator hovedversjon skal ikke bruke mer enn 30 dager på å vurdere endringsønsket. Ved avslag/uenighet skal medisinsk og helsefaglig redaktør få informasjon av HF-koordinator så tidlig som mulig.
3. HF-koordinator hovedversjon godkjenner og utfører endringen og forhåndspubliserer siden 28 dager frem.
4. HF-koordinator hovedversjon skriver inn notat på siden at det er foretatt en språklig endring.
5. Endringen avsluttes uten at faglig godkjenningsdato blir oppdatert.

Umiddelbare endringer

• ​Dersom endringen ikke medfører endring i medisinsk og helsefaglig innhold og ikke må avklares med hovedeier, blir endringen foretatt av medisinsk og helsefaglig redaktør.
• Dersom endringen påvirker faglig innhold tar medisinsk og helsefaglig redaktør ønsket over i prosess for medisinsk og helsefaglig endring.
• Dersom endringen ikke medfører endring i medisinsk og helsefaglig innhold og ikke kan endres umiddelbart, blir HF-koordinator hovedversjonseier varslet av medisinsk og helsefaglig redaktør.

Er endringen en kritisk feil skal det så snart som mulig meldes til medisinsk og helsefaglig redaktør som publiserer endringen innen fem arbeidsdager.

1. Når et ønske om medisinsk og helsefaglig endring er meldt inn, vurderer medisinsk og helsefaglig redaktør/redaksjonen ønsket. 
   
   Medisinsk og helsefaglig redaktør vurderer om foreslåtte endring tidligere er meldt inn og endret, og dermed påvirker behandlingsteksten tilbake i retning. Redaktør vurderer sammen med hovedversjonseier å lukke teksten for endringer etter tre endringsforslag, og melder eventuelt tilbake til forslagsstiller.
2. Medisinsk og helsefaglig redaktør oversender endringsforslaget til medisinsk og helsefaglig redaksjon/hovedversjonseier.
3. Arbeid med medisinskfaglige endringer i foretaket som eier hovedversjonen:
   1. HF-koordinator kontakter fagansvarlig ved foretaket med en gang om foreslåtte endringer og avklarer om det er grunnlag for endring. Fagansvarlig har 30 dager for å vurdere og endringsforslaget.
   2. Dersom fagansvarlig avslår endringsforslaget, oppdater HF-koordinator hovedversjon status i endringsønsket til "Avslått". Medisinsk og helsefaglig redaktør får automatisk tilbakemelding om status og informerer forslagsstiller.
   3. Dersom fagansvarlig godkjenner endringsforslaget, setter HF-koordinator hovedversjon i gang arbeidet. 
   4. Medisinsk og helsefaglig redaktør justerer språkversjon og retter opp innen 21 dager (forhåndspublisering).
4. Medisinsk og helsefaglig redaktør melder til alle foretak om hva som blir endret. Hvert foretak må sjekke ut med egne faglige ansvarlige om endringen kan tas i bruk.

Umiddelbar endring

​Dersom endringen ikke må avklares med hovedversjonseier, blir endringen foretatt av medisinsk og helsefaglig redaktør. Siden får en oppgave og forhåndspubliseres 21 dager frem. Hovedversjonseier og alle foretak som bruker siden blir varslet om avgjørelsen. Språkversjon endres og siden får ny faglig godkjent dato.​

Endringer som gjelder pasientsikkerhet, blir endret umiddelbart. Foretak som oppdager feil, varsler medisinsk og helsefaglig redaktør og HF-koordinator som eier hovedversjonen. HF-koordinator iverksetter endring og varsler de som har andre språkversjoner. Endring publiseres senest innen 5 arbeidsdager. Medisinsk og helsefaglig redaktør varsler alle foretak om at endringer er utført.

Alle foretak som bruker teksten varsles.

Felles nettløsning følger helsenorge.no sine prinsipper for oppdatering av innholdet:

• Innhold skal sjekkes av den faglig ansvarlige minst hvert tredje år.
• Innholdet skal oppdateres før det er gått tre år om nødvendig. For eksempel ved regelverksendringer, ny kunnskap, nye råd, ny veileder eller ny retningslinje på området.

• HF-koordinator – den som har et overordnet ansvar for pasientinformasjonen ved et foretak (ofte i rollen som nettansvarlig).
• Medisinsk og helsefaglig redaktør - har det overordnede administrative arbeidet med fellesinnholdet. Redaktør koordinerer og følger opp prosesser.
• Medisinsk og helsefaglig fagansvarlig - har det overordnede ansvaret for innholdet i basen innenfor sitt fagfelt og får tildelt oppgaver etter behov.
• Fagansvarlig ved HF –har det faglige ansvaret for innholdet i pasientinformasjon.

Et sykehus er faglig ansvarlig for pasientinformasjon de har etablert i fellesinnholdet. Dette innebærer oppdatering, vedlikehold og endringer. Når ny pasientinformasjon skal inn i fellesinnholdet, bør det være riktig sykehus som eier informasjonen. Dette avgjøres i samarbeid mellom sykehuset, redaksjonen, og medisinsk og helsefaglig redaktør. Dersom du mener at din pasientinformasjonen ikke kan være i bruk i andre sykehus, bestiller du likevel en side slik at du kan knytte denne til annen funksjonalitet lokalt på nettstedet ditt.

Kriterier for eierskap til fellesinnholdet

• ​Kompetanse- og behandlingstjenester
• Gjennomfører behandling ut i fra nasjonale retningslinjer
• Har stort volum og bred erfaring med en behandling (kvalitetsindikatorer)
• Foretaket har et spesialområde

Pasientinformasjonen i fellesinnholdet kan skifte eier av hovedversjonen hvis:

• et sykehus ikke klarer å bli ferdig med innholdet i løpet av tre måneder
• et sykehus ikke klarer å følge opp endring og revidering

Felles nettløsning og sykehusene prioriterer ny pasientinformasjon basert på visse kriterier:

• Behandlinger i Velg behandlingssted
• Pakkeforløp
• Nasjonale retningslinjer
• Nye behandlingsmetoder
• Volum – mange pasienter pr år

HF-ene bør vurdere disse kriteriene når de setter ambisjoner for hvilke pasientinformasjon de skal bidra med inn i fellesinnholdet.

Språket skal være enkel norsk. Engelsk skal være det foretrukne oversettelsesspråket. Innenfor noen områder er det mulig å gjøre unntak i forhold til valg om kun å bruke engelsk. Dette kan være der det for eksempel foreligger informasjonsbrosjyrer eller faktaark på flere språk. Vi følger helsenorge.no sine prinsipper for engelsk innhold:

​Det prioriterte fremmedspråket på helsenorge.no er engelsk. Dette henger sammen med Statens kommunikasjonspolitikk, hvor det står at for å nå fram til innvandrerbefolkningen med statlig informasjon, skal den enkelte virksomhet vurdere om det er tilstrekkelig å oversette til engelsk, eller om det i tillegg er behov for oversettelse til andre fremmedspråk.

https://www.helsenorge.no/redaksjon/sprakpolicy-aspx

Innholdet skal i all hovedsak publiseres som nettsider og ikke som pdf’er. Vi konverterer pdf-er til nettsider der det lar seg gjøre:

• Språk med norsk tegnsett (eks. somali og spansk) blir lagt inn som støtteartikler 
• Språk med tegnsett som løsningen ikke håndterer, blir lagt inn som pdf-er (eks. urdu og arabisk)

Prinsippet om at alt innhold skal være generisk gjelder også for støtteartikler og pdf-er.